[转载]写英文 Email 要特别留心这些点,一些原则私信也适用

今天的笔记主要是日常的 Email 写作,只适用于理工科范围内,对于商业、法律、艺术等等领域可能均不适用。

Email 要以收信人为主题

写 Email 的一个原则,应该是以收信人为主题。信件的内容,应该是跟收信人相关的,或者至少,不能让收信人觉得这是一封群发邮件。

我在知乎收到过很多私信,绝大多数我都不想回,也没法回,知道为什么吗?这些私信篇幅都很长,有的长达好几百字,内容全部是关于写信人自己,几乎从来没有出现过收信人的信息。“我是什么什么学校的学生……我要转专业……”、“我是什么什么情况……我该考研还是工作……”、“我在哪里哪里工作了几年,我要不要转行……”

事实上,这些信换一个收信人的名字就可以原封不动的再发给别人,就像春节的时候大家讨厌的那些群发短信一样。而且很多时候,他们问的很多问题我都有过类似的回答,哪怕他们花三分钟的时间点开我的主页,就能找到相关的信息。

你说我该怎么回复呢?请问他们写的这些信跟我有关系吗?请问我说过我可以提供免费的教育就业咨询吗?当然,我很乐意帮助别人,但是前提是,你得让我知道我能怎么帮。

比如说,你是一位教授,收到一位学生的套磁邮件,打开一看,满篇都是“我特别特别优秀,我 985 大学专业第一……”、“我 GRE 多少多少分”、“我怎么怎么牛逼……”。看到这样的信,你会怎么想?可能绝大多数情况,你会觉得,跟我有什么关系呢,这信换个收信人的名字一样能用。

反过来,如果信件里提到的都是你的研究内容、写信人对你的研究内容的看法、写信人自己的经历跟你的这些研究的相关程度,至少,如果我是这个收信的教授,我不会把这封信拖进垃圾箱。

同样的道理,你看一下好的广告,侧重点并不是“我的手机跑分超级高”、“我的车跑的特别快”……而是“你用我的手机可以享受便捷生活”、“你开我的车可以享受驾乘体验”…… 同样,必须是 YOU-oriented,而不是通篇的“我怎么怎么样”。

最最简单的判断方法,数一数你的 Email 里面,是 you/your 出现的次数多,还是 I/my 出现的次数多。如果通篇都是 ”I……“、”My……“,那么问一下自己,我写的这些东西跟收信人有关吗?收信人会对我的这些信息感兴趣吗?

Email 要简洁明了

既然是以收信人为主题,那就不要说那么多废话。对收信人最大的尊重,不是说“感谢你抽时间看我的信”,而是信写得简洁明了,一点不浪费收信人的时间。

除了极其正式的信件,一般来说,第一句话就应该直入主题。这封信是问问题、交作业、约时间、反映情况、提建议、提交简历,收信人读到第一句话就应该知道。

即使是比较正式的信件,比如求职信、套磁信,第一句话也应该说明主题,比如 “I’m very interested in the XX position currently open in your company.” 或者 “I have a very strong interest in the XX position that you have advertised on your website.” 不要以 “My name is ……” 或者 “I am s student of ……” 开头,一定要让收信人最快时间知道你想干嘛。

一般来说,没有必要在正文里介绍你的名字、地址、联系方式之类的,这些东西应该在信件的专门位置,如果收信人感兴趣,想要回信或者以其它方式联系你,自然会去找。如果是求职信或者套磁信,可以在第一句说明目的之后,紧接着突出重点的介绍自己,比如 “I am currently a PhD/master’s student in XX at XX University with a focus on XXXX. I expect to graduate in XX/XXXX.”

Email 要避免套话空话

既然要简洁明了,一个有效的办法就是避免套话空话。什么叫套话空话呢?就是没有任何意义的话。如果删去这些句子或者这些表达,一点都不影响信件的意思,那这样的句子就是套话空话,写这样的句子就是浪费收信人的时间。

应该尽量避免什么样的套话空话呢?

过于客气的表达。Please do not hesitate to contact me at your earliest convenience 或者 Very truly yours 。假想一下收信人就坐在你的面前,你直接跟收信人面对面谈话,你还会用这些表达吗?你不觉得别扭吗?信件无非就是用书面的形式传递这些谈话,怎么说,就怎么写。过多的使用这些 cliche 或者 canned speech 会让你的信显得不真诚,给人一种油嘴滑舌的感觉。

最最常见的几个过分客气的表达包括:

  • at your earliest convenience (直接说 when you can 或者 soon)
  • please find enclosed 或者 I have forwarded (直接说 I have sent you)
  • please do not hesitate (不需要说,直接删掉)
  • 过于书面的表达。比如 herewith、aforementioned、hereby、herein 这样的词语,或者非常老派的表达方式,让人感觉你是从一本出版于 60 年代的语法书上抄来的。
  • 过于口语化的表达。这个对于非英语母语的人来说,写出过于口语化的英语来其实是不太可能的。比如说,用 Let’s touch bases next week 代替 Let‘s talk next week,用 bottom line、team player、square one 等等类似的口语化词汇, 这些都属于所谓的 slang 或者 buzzword。这样的表达会让人觉得你不太职业,给人不信任的感觉。其实,现在的中文里有大量这样的例子,“碉堡”“么么嗒”“蛮拼的”之类的最好不要用在除了非常私人的信件以外的任何 Email 里。

Email 要注意性别指代

在英文语境里,这其实是非常重要的。在写 Email 之前,你应该尽量弄清楚收信人的性别,然后用正确的前缀。现在有 Google、LinkedIn、Facebook 等等,很容易就能确定收信人的性别。

在信件的内容里,也要注意避免性别指代的用法。其实不只是信件,这也适用于绝大多数英语写作。

  • 不要说 Each employee must show his identification,请用 Employees must show their identification.
  • 不要说 By the age of three, a child should be able to feed and dress himself,请用 By the age of three, a child should be able to eat and get dressed without help.
  • 不要说 Although a nurse often comes to the job without computer experience, she can easily be trained to use the hospital software,请用 Although a nurse often comes to the job without computer experience, this person can easily be trained to use the hospital software.
  • 不要说 actress,请用 actor。(可以注意好莱坞的采访或者发言,大多数女演员会说 as an actor… 医生都是 doctor,没有 doctress,所以演员都是 actor,越来越少的人用 actress 这个词)
  • 不要说 businessman,请用 businessperson。
  • 不要说 fireman,请用 firefighter。
  • 不要说 maid,请用 housekeeper。
  • 不要说 policeman,请用 police officer。
  • 不要说 mailman,请用 mail carrier。
  • 不要说 salesman,请用 sales representative 或者 sales agent。
  • 不要说 waiter 或者 waitress,请用 server。
  • 不要说 mankind,请用 humankind。

Email 的格式和字体

Email 的段落应该尽量短小,尽量避免一整段的长篇大论,尤其是第一段更应该紧抓重点。段落首行不需要缩进,单倍行距,段落之间空一行。

注意选用合适的字号和字体。字号不要过大或者过小,字体不要用太花哨的艺术字体,不要用花花绿绿的颜色,尽量避免太多的粗体和斜体。

原文链接如下:

http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MjM5MTAxNjMwMA==&mid=201786861&idx=1&sn=3a5116e49dc0d64c2a3fadbd6163fdd4&key=a96d0bed9b36e45d0559ce641e0b01de38e4dc9cadf68761b9d95ccb2dca0fca9a18ec70ed08b12f9dd7cc639eda0a72&ascene=14&uin=NDIzMzY5MzIw&devicetype=iPhone+OS8.0&version=16000114&pass_ticket=jY2IBlEpeIJYJ0DwooHqYpGrm9RmG1kAr0U4%2Bm5EO9Y1xcWLKHDTishNUjl2DR%2F9

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