这篇文章是数学家陶哲轩（Terence Tao）关于时间管理的思考与实践，虽然他一再强调这些只是“零散的个人经验”，但实际上其中包含了很多深入、细致、并且对不同类型工作者都颇具启发性的建议。

因为一些评论的启发，我终于决定把自己关于时间管理的一些想法系统地整理出来。其实我很早就动笔了，但写着写着就意识到，自己在这个问题上的经验还远未成熟，更谈不上形成一个清晰、统一的理念（你可以看看我那篇关于“快速搭建论文框架”的文章，那算是我为数不多的具体建议之一）。此外，我能说的也仅仅是个人经验，不一定适用于所有人，尤其是不同性格和工作环境的差异相当大。不过，也许有读者愿意在评论里分享自己的看法和建议，这样大家可以互相补充。我也得坦率地承认，我自己其实经常做不到这些建议里讲的东西，事后后悔的次数也不少。

我可以从一些比较随意的感想谈起。首先，我非常幸运，拥有一些优秀的合作者，他们在我们合写的论文中投入了大量心力。事实上，最近博客上发布的几篇论文，有不少都是由合作者主导完成的。一般来说，合写论文的整体周期比独立写作更长，但平均到每位作者身上的实际工作量反而更少，而且写出来的质量通常更高。我还发现，自己可以同时推进多个合写项目，因为常常在等对方推进下一步，或者在等某个关键结果的出现；但对于独立完成的论文，我往往一次只能处理一篇。

由于学期安排的关系，很多论文最终都集中在暑假完成，但其实这些项目的准备期往往非常长。比如我们即将发表的一篇合写论文，其实早在三四年前就开始写了；我对波映射整体正则性问题的思考甚至可以追溯到 2000 年左右，虽然其中绝大多数时间都处于搁置状态。所以，即便在某一周内发布了一篇论文，并不意味着那是从零开始、在一周内完成的，而是长期积累的结果，许多过程也未必为外界所见。

我每天能不能真正做数学研究，其实起伏很大。有时能专心思考某个问题一两个小时，有时只想整理草稿，或者把我和合作者写的初稿输出来；更有时候则完全提不起精神做数学，只想回邮件、处理些杂事，甚至只是散步或小憩。我发现，把任务安排和自己的状态对应起来会很有帮助。如果某个下午刚好有空，而且状态不错，我就会把门关上、断掉网络，专注处理一篇拖延已久的论文；如果状态一般，那就处理邮件、审稿、写博客、准备课件等，选择适合当前精力水平的任务。数学研究中一个幸运之处是，除去教学，大多数任务的时间安排都相对灵活，不必硬性安排在特定时段内。[当然，也正因如此，更要避免等到任务迫在眉睫才开始处理，否则会打乱整体节奏，导致疲于奔命。]

准确评估自己某一时间段内的工作能力也十分关键，比如判断今天剩下的时间能完成什么任务。这个评估需要考虑多方面的因素，包括当前的环境、精力、动机、即将到来的安排、可用资源以及可能的干扰。如果过于乐观或悲观地估计自己的能力，都会导致要么接下太多任务、结果无法完成，要么接得太少、效率低下。我在这方面有过教训，两种情况都经历过。

尽管我的待办清单里有各类任务，复杂度、难度和时长差异很大，但只要是需要集中注意力的事情，我都会尽量一次只做一件，把其他任务推迟或暂时搁置。我发现自己只有在任务本身不需要太多专注的时候，才可能进行所谓的“多任务处理”。而这通常出现在我对每项任务都提不起太大兴趣的时候。很多任务其实比我想象的更耗时间和精力，所以我学会了寻找合适的暂停点，比如证明了某个关键引理，或者把刚刚想到的一个想法完整记下来。这样可以暂时放下这项任务，也不会在之后重新启动时找不到头绪。最忌讳的是在任务未达“存档点”时就草草中断，那样它很容易被遗忘，或者一直挂在心头，干扰后续工作；即使重新开始，也要从更早的地方重新来过。当然，并不是每项任务都要一次性做完，只要留下清晰的“落脚点”，能继续衔接上就好。比如我偶尔写一些纸质信件，通常是状态不佳、不想做数学的时候，我会先打出来、装信封，然后放到“待寄”文件盘里，不会马上去寄。等到一堆文书工作积攒起来，而我又没有更重要的事情时，就一次性处理完。我发现，电脑重启或无法使用的时候，正是处理这些任务的好时机。

通常来说，那些不需要太多注意力的任务适合集中时间批量处理，而需要高度专注的任务则应该单独安排、尽量减少干扰。

类似“存档点”的概念，还有一个重要策略是将大型任务拆分成几个相对独立的小模块。每个小模块最好都有清晰的目标和即时的成就感，这会大大提升推进的动力。举个例子，我写庞加莱猜想系列讲义时，一共写了十九篇。如果一开始就打算写成一整篇冗长的论文或专著，我恐怕永远不会动笔。正是因为每篇篇幅不大、可以独立成文，我才有信心逐步完成。此外，我当初也提前公布了这些讲座的计划，相当于“把自己逼到墙角”，一旦开始，就不太容易半途而废。

现代文本编辑器的一个特别好处是可以随时保存草稿，之后慢慢完善。这对写长篇论文尤其重要，因为可以把写作过程拆解成一系列更小的任务，逐步完成。我很佩服那些电脑时代之前的数学家，他们能够手写出高质量的论文甚至整本书——即使有秘书协助，我自己恐怕也做不到。

对于未来很可能频繁使用的技能，值得花时间系统学习。比如 LaTeX，如果你打算长期写论文，那就不应该只满足于“能用”，而应该深入掌握表格、插图、数组的排版技巧。最近我也在尝试用一些宏命令来快速输入常用的 LaTeX 模板，比如输入定理环境、证明环境的格式。这种做法单次节省的时间可能不多，但长期积累下来效率还是会明显提高。更重要的是，这种“自己很高效”的感觉会激励士气，尤其在写一篇冗长的论文时，心理上的鼓舞非常重要。

此外，也要学会策略性地推迟、延后、委托，甚至有意识地“拖延”某些任务，转而先做别的事情。有些任务其实没那么紧迫，或者随着时间推移变得更容易处理。有时等自己掌握了更好的工具，或者外部条件改善了，那件事反而不再棘手，甚至可能不需要再做。比如我现在写的那篇关于波映射的论文，拖了好多年，我自己也觉得很沮丧。但回头看，最初的思路技术细节太复杂，根本写不下去。后来等到相关领域的理论发展成熟了，才终于有可能用更合理的方式处理这个问题。也许，这篇关于时间管理的文章本身就是类似的例子——我博客里还有不少未完成的草稿，当初写的时候觉得还不到火候，只能等待灵感补全它们。并不是每个想法都能顺利成长为一篇像样的文章（可参考我那篇《用好废纸篓》）。

最后一个建议是：选一种适合自己的工作体系，并认真执行。一个不走心的体系可能还不如干脆没有体系。[顺带推论：不要试图一口气从零搭建一个非常复杂的系统，否则很难坚持下去。更实际的方法是让体系随时间演进，逐步完善]。我的体系包括一个 PDA，同步到笔记本电脑、邮箱、文件盘，还有办公室里一块专属黑板。这个体系看上去不复杂，但只有我自己知道怎么用，我大概也解释不清楚，但用习惯了，确实很有效。（我也真心希望那块黑板永远不会被擦掉！）不过工作体系是很个性化的，我无法替别人做选择。但我相信，拥有体系之后，大脑可以腾出很多空间来。不需要反复记着某个时间点要做什么任务，也不用时时提醒自己某个项目的各种细节。我就能把注意力更多投入到理解论证、解决难题这些真正需要思考的事情上。而且，我也很享受把一项任务从清单上划掉的感觉，有时候正是这种小满足感让我完成了那些本来没有动力去做的事情。与此同时，也不要过度执着于维护这个体系，我自己的经验是，把 1% 到 5% 的时间用于时间管理就够了，剩下的 95% 到 99% 应该真正花在做事本身。

哦，还有一点想补充：有时也要学会打破规则。很多次，我本来打算中午随便吃点、接着工作，结果被同事或访客叫去吃饭。事后才发现，那顿饭不论是从数学角度，还是其他方面，都收获颇多，只不过不是我原计划里的方式而已。（在会议期间错过某场报告，甚至选择不去参会、自己找地方写论文，也是类似的情况。）

参考链接：https://terrytao.wordpress.com/2008/08/07/on-time-management/